Dubbele administratie, halve moeite: De workflow die uw holdingstructuur efficiënt maakt

De holdingstructuur: voor de strategische ondernemer is het de ultieme zet voor risicospreiding, vermogensopbouw en fiscale optimalisatie. Het scheiden van uw waardevolle assets (in de holding) van uw operationele risico’s (in de werk-BV) is een fundament voor duurzame groei. Maar er is een schaduwzijde die vaak wordt gefluisterd, een angst die veel groeiende ondernemers weerhoudt: de ‘dubbele administratie’. Twee BV's betekent twee boekhoudingen en een web van onderlinge transacties dat complex en tijdrovend voelt. 

Maar wat als die gevreesde last, met de juiste workflow en de juiste tools, kan worden gereduceerd tot halve moeite? Wat als de complexiteit van de administratie voor uw holding en werkmaatschappij geen obstakel is, maar een beheersbaar proces dat u volledig kunt stroomlijnen? 

In dit diepgaande artikel demystificeren we de administratie van een holdingstructuur. We bieden u geen theorie, maar een praktisch stappenplan, concrete workflows en de cruciale inzichten die de administratieve last niet alleen beheersbaar, maar zelfs efficiënt maken. Dit is geen gids over boekhouden; dit is een draaiboek voor financiële controle en efficiëntie, speciaal voor de ondernemer die zijn tijd liever besteedt aan groei dan aan administratie. 

‍

De anatomie van de geldstromen: Holding vs. Werk-BV 

Om de administratie te vereenvoudigen, moet u eerst de vier primaire financiële relaties tussen uw holding en werk-BV begrijpen. Elke transactie heeft een specifiek doel en een

eigen, correcte manier van verwerken. Het is cruciaal om de financiën van beide entiteiten strikt gescheiden te houden, met aparte bankrekeningen en een loepzuivere administratie voor uw holding en werkmaatschappij. 

1. Managementvergoeding: U, als Directeur-Grootaandeelhouder (DGA), staat doorgaans op de loonlijst van uw persoonlijke holding. De werkzaamheden verricht u echter voor de werk-BV. Om uw salariskosten – het zogeheten DGA-salaris of gebruikelijk loon – correct toe te rekenen, stuurt de holding periodiek een factuur voor een ‘management fee’ naar 

de werk-BV. De hoogte van dit DGA-salaris is gebonden aan specifieke regels, vastgelegd in artikel 12a van de Wet op de loonbelasting 1964. (Voor een diepgaande analyse van hoe u dit salaris strategisch bepaalt, verwijzen we naar onze gids: "DGA-Salaris 2025: De strategische gids voorbij de € 56.000-norm"). 

2. Rekening-Courant (R/C): Dit is de flexibele ‘tussenrekening’ voor kleine, kortlopende, onderlinge vorderingen en schulden. Betaalt de werk-BV per abuis een factuur voor de holding, of schiet u privé een klein bedrag voor? Dat wordt via de R/C verrekend. Het is een dynamische rekening die continu fluctueert. 

3. Leningen: Voor grotere, structurele financieringen tussen de BV's – bijvoorbeeld als de holding de opstart van een nieuwe activiteit in de werk-BV financiert – is een formele leningsovereenkomst met zakelijke voorwaarden (rente, looptijd, aflossing) wettelijk vereist. 

4. Dividend: Om de winst van de werk-BV veilig te stellen in de holding, kan deze (na aftrek van vennootschapsbelasting) worden uitgekeerd. Dankzij de deelnemingsvrijstelling, zoals vastgelegd in artikel 13 van de Wet op de vennootschapsbelasting 1969, is deze winstuitkering van de werk-BV naar de holding onbelast. Dit dividend wordt risicovrij vermogen in de holding, volledig afgeschermd van de operationele risico's in de werk-BV. 

‍

De praktische workflow: boekhouden zonder hoofdpijn 

Met een gestandaardiseerde aanpak voor de meest voorkomende transacties wordt de dubbele administratie een voorspelbare routine. De volgende workflow voor de administratie van uw holding en werk-bv is de sleutel. 

‍

De maandelijkse routine: De management Fee 

Dit is de meest frequente en belangrijkste transactie. Een vaste, maandelijkse workflow voorkomt fouten. 

● Stap 1 (In Holding Administratie): Maak aan het begin van de maand een verkoopfactuur aan, gericht aan de werk-BV. Omschrijving: "Managementvergoeding [Maand] [Jaar]". Het bedrag moet conform de afspraken zijn en in beginsel toereikend om uw DGA-salaris en overige holdingkosten te dekken.

● Stap 2 (In Werk-BV Administratie): Ontvang de factuur van de holding en boek deze in als inkoopfactuur op een specifieke kostenrekening, bijvoorbeeld ‘4550 Managementkosten’. 

● Stap 3 (Vanuit Werk-BV Bank): Betaal de factuur van de werk-BV bankrekening naar de holding bankrekening. 

● Stap 4 (In Beide Administraties): Koppel de banktransactie aan de openstaande factuur. In de werk-BV is dit een afschrijving die de inkoopfactuur betaalt; in de holding een bijschrijving die de verkoopfactuur betaalt. 

‍

De dagelijkse praktijk: De rekening-courant (R/C) 

De R/C is essentieel voor flexibiliteit, maar vereist discipline. De sleutel is om voor elke transactie direct een tegenboeking te maken in de andere administratie. 

Cruciale Regel: De Belastingdienst monitort de rekening-courant positie nauwlettend. Onder de 'Wet excessief lenen bij eigen vennootschap' wordt het deel van uw totale schuld aan uw eigen vennootschappen dat uitkomt boven de € 500.000 (grens 2024) belast als een fictieve dividenduitkering in box 2. Het is dus zaak om de R/C-stand periodiek (minimaal per kwartaal) te monitoren en te hoge saldi tijdig aan te zuiveren. 

Workflow Voorbeeld: Holding betaalt een factuur van €1.000 voor de Werk-BV. 

● Stap 1 (In Holding Administratie): De bankafschrijving van €1.000 wordt niet op een kostenrekening geboekt, maar op de balansrekening "Rekening-courant werkmaatschappij". Dit creëert een vordering van de holding op de werk-BV. 

● Stap 2 (In Werk-BV Administratie): De inkoopfactuur van €1.000 wordt ingeboekt op de juiste kostenrekening (bv. ‘Marketingkosten’). Vervolgens wordt deze factuur niet via de bank betaald, maar afgeboekt op de balansrekening "Rekening-courant holding". Dit creëert een schuld van de werk-BV aan de holding. De R/C-standen in beide 

administraties zijn nu exact elkaars spiegelbeeld. 

"Echte efficiëntie in een holdingstructuur zit niet in de software, maar in de workflow. Veel ondernemers focussen op het automatiseren van de boeking, terwijl de echte winst ligt in het automatiseren van de verzameling van 

documenten. Door de input te automatiseren, wordt de output kinderspel." - Jonah Kacou, Financieel Strateeg bij Boekhouder Digitaal 

‍

De mythe van consolidatie: vrijstelling voor kleine groepen 

De meest hardnekkige mythe die de angst voor een dubbele administratie voedt, is de veronderstelde plicht om een complexe, geconsolideerde jaarrekening op te stellen. Dit is een proces waarbij de afzonderlijke jaarrekeningen van de holding en werk-BV worden samengevoegd, wat specialistische kennis vereist. 

De realiteit is voor de meeste DGA’s echter veel eenvoudiger. De wet biedt namelijk een belangrijke vrijstelling van de consolidatieplicht voor 'kleine groepen', zoals vastgelegd in artikel 2:407 lid 2 van het Burgerlijk Wetboek. Een groep wordt als 'klein' beschouwd als deze voldoet aan de criteria van artikel 2:396 BW. Dit is het geval als de geconsolideerde cijfers voldoen aan minimaal twee van de volgende drie criteria (bedragen voor 2024, worden jaarlijks geïndexeerd): 

● Balanstotaal: minder dan € 7.500.000 

● Netto-omzet: minder dan € 15.000.000 

● Gemiddeld aantal werknemers: minder dan 50 

Voor de overgrote meerderheid van de dienstverlenende, groeiende ondernemers met een persoonlijke holding en één of enkele werkmaatschappijen, betekent dit dat zij ruimschoots binnen deze grenzen vallen. De wettelijke plicht om een geconsolideerde jaarrekening voor een kleine holding op te stellen en te deponeren is voor hen simpelweg niet van toepassing. Dit vermindert de administratieve last aanzienlijk: de uitdaging is niet het samenvoegen van complexe jaarrekeningen, maar het gedisciplineerd voeren van twee afzonderlijke, relatief eenvoudige administraties. 

‍

Case: van administratieve druk naar volledige controle 

Het gevoel van administratieve overlast is een reële groei-blokkade. Neem een van onze klanten: een succesvolle consultant met een holding en drie werk-BV's. Hij was constant bezig met het najagen van facturen en het managen van vier administraties, tijd die hij niet aan zijn klanten kon besteden. 

Probleem: De administratieve druk van vier entiteiten was zo hoog dat het zijn focus op de kernactiviteiten ondermijnde. De angst voor onvolledigheid en dubbel werk was een constante stressfactor. 

Oplossing: We hebben onze VIP-module geïmplementeerd. Dit is meer dan boekhouden; het is administratief management. We beheren de zakelijke e-mail voor financiële documenten, bellen proactief met leveranciers als een factuur ontbreekt en zorgen dat elke transactie direct correct wordt toegewezen aan de juiste BV. 

Resultaat: De administratieve druk bij de klant is met 80% verlaagd. Voor hem voelt het alsof

de boekhouding volledig is geautomatiseerd, omdat hij zich geen zorgen meer hoeft te maken over de volledigheid of correctheid van de administratie. Hij heeft nu de mentale rust en de tijd om zich 100% op zijn klanten en groei te richten. 

‍

Conclusie: structuur, discipline en de juiste partner 

Een holdingstructuur brengt onvermijdelijk een extra administratie met zich mee. Echter, de perceptie van een onoverkomelijke ‘dubbele last’ is een mythe die kan worden doorbroken met de juiste aanpak. 

Door een helder begrip van de geldstromen, gedisciplineerde workflows voor de management fee en rekening-courant en de kennis dat de consolidatieplicht voor u waarschijnlijk niet geldt, wordt het beheer verrassend overzichtelijk. De administratieve last is geen reden om af te zien van de immense strategische voordelen van een holding. Het is een beheersbaar proces dat, mits goed ingericht, minimale extra inspanning vraagt en maximale controle en zekerheid oplevert. 

Bent u klaar om uw structuur efficiënt in te richten en de administratieve last voorgoed te minimaliseren? 

Plan een vrijblijvende workflow-optimalisatie sessie en ontdek hoe wij een gestroomlijnd proces voor uw holding en werk-BV kunnen opzetten. 

Beoordeeld door Jonah Kacou, Financieel Strateeg bij Boekhouder Digitaal.

‍